Privacyverklaring

De Voort Advocaten|Mediators (“De Voort”) verwerkt persoonsgegevens van cliënten en andere personen waarmee De Voort contact onderhoudt in het kader van of het verlengde van haar dienstverlening (“u”). De Voort verwerkt die persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). In deze verklaring geeft De Voort aan u informatie over hoe De Voort uw persoonsgegevens verwerkt en welke mogelijkheden u in dat kader heeft.

Voor sollicitanten heeft De Voort een eigen privacyverklaring (zie op de website de Privacyverklaring voor sollicitanten).

Verwerkingsverantwoordelijke contactgegevens

Deze privacyverklaring ziet op verwerkingen die worden verricht door De Voort. De contactgegevens van De Voort zijn:

De Voort Advocaten | Mediators
Bezoekadres: Professor Cobbenhagenlaan 75, 5037 DB Tilburg
Postadres: Postbus 414, 5000 AK Tilburg
KvK-nummer 50810952

Telefoonnummer: 013 – 4668888
E-mailadres: privacy@devoort.nl
Website: www.devoort.nl

Doeleinden verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen door u aan De Voort, of aan een aan De Voort verbonden persoon, worden verstrekt per post of via een e-mail of door afgifte van stukken of bescheiden. Hierbij worden bijvoorbeeld NAW-gegevens, opleidingsgegevens of contactgegevens verstrekt. De Voort zal deze en andere verstrekte persoonsgegevens kunnen verwerken voor de volgende doeleinden:

  • Het leggen en onderhouden van contact;
  • het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
  • het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures; 
  • advisering, bemiddeling en verwijzing;
  • het voeren van een juiste administratie en intern beheer; 
  • het innen van declaraties; 
  • het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen; 
  • het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;
  • marketing- en communicatie activiteiten.

De Voort verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. De Voort zal vóór verwerking van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden, contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking.

Rechtsgrond(en) voor de verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal een rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:

Toestemming

De door u verleende vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming om te mogen verwerken (bijvoorbeeld om uw persoonsgegevens op te mogen slaan in het kader van het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures). Als De Voort persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Uitvoering van een overeenkomst

De verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is omdat de tussen De Voort u tot stand gekomen overeenkomst dit verlangt.

Precontractuele maatregelen

Het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst met als doel het kunnen sluiten van deze overeenkomst (bijvoorbeeld ter verantwoording van het vergaren van informatie over de mogelijk in behandeling te nemen kwestie).

Belangenafweging

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van De Voort of van een derde (bijvoorbeeld ter verantwoording van de verleende diensten en ter behandeling van uw eventuele klachten). Als De Voort persoonsgegevens (mede) verwerkt op basis van een belangenafweging, dan zal De Voort de gerechtvaardigde belangen vermelden en u hierover informeren.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

De Voort zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door De Voort verwerkt moeten worden op grond van:

  • een wettelijke of contractuele verplichting en/of; 
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten. In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken.

Wanneer u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, dan zal De Voort met u geen overeenkomst kunnen sluiten, haar overeenkomst met u moeten beëindigen en/of haar overeenkomst met u niet (volledig of correct) kunnen uitvoeren. In iedere fase van de uitvoering van de overeenkomst tussen De Voort en u kan om aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd. Daarbij zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze persoonsgegevens niet worden verstrekt.

Bewaartermijnen

Als u algemene informatieverzoeken doet en/of vragen stelt, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang er onafgebroken contact is over één en hetzelfde onderwerp. Nadat er gedurende een jaar geen contact meer heeft plaatsgevonden dan zullen uw persoonsgegevens binnen de daaropvolgende vier weken worden verwijderd.

Als u heeft aangegeven dat De Voort u op de hoogte mag stellen van (juridische) ontwikkelingen, nieuwe diensten en door haar (mede) georganiseerde cursussen en bijeenkomsten, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden tot uw afmelding, waarna uw gegevens binnen vier weken verwijderd zullen worden. Uw persoonsgegevens zullen door De Voort ook worden verwijderd worden indien er gedurende één jaar geen contact meer heeft plaatsgevonden in voornoemd kader, uiterlijk binnen vier weken daarna.

In het geval De Voort met u een overeenkomst heeft gesloten uit hoofde waarvan De Voort bijvoorbeeld juridische diensten verleent, adviseert of bemiddelt, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van het dossier gedurende de behandeling van uw dossier en tot twintig jaar daarna. Uw persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van de debiteurenadministratie bewaren wij gedurende zeven jaar.

In het geval van klachten of geschillen over het contact of de uitvoering van onze werkzaamheden voor u worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer het duidelijk is dat een klacht of geschil is opgelost dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd wanneer ook voornoemde bewaartermijnen verstreken zijn.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Uw persoonsgegevens zullen niet aan andere ontvangers worden verstrekt, behoudens in een van de navolgende omstandigheden. Er is géén sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

Uitvoering van een overeenkomst

De Voort verstrekt uw persoonsgegevens aan derden wanneer dit is noodzakelijk is om haarcontractuele verplichtingen jegens u na te komen. Zo kan De Voort in het kader van het opstarten en voeren van procedures uw persoonsgegevens verstrekken aan deurwaarders, rechtbanken en arbitrage-instituten. Daarnaast geeft De Voort uw persoonsgegevens door aan de postbezorger/koerier om indien nodig documenten bij u of ten behoeve van u te (laten) bezorgen.

Uw toestemming

Met uw toestemming kan De Voort uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Dit geldt slechts voor gevallen waarbij duidelijk is dat uw toestemming ziet op specifieke persoonsgegevens en derden.

Externe verwerking

De Voort verstrekt persoonsgegevens aan derden zodat zij deze gegevens voor De Voort kunnen verwerken, op basis van instructies van De Voort en in overeenstemming met het privacy-beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen voorgeschreven door De Voort. Onder deze derden verstaat De Voort onder meer haar ICT-dienstverleners, een opslag- en vernietigingsbedrijf en de Stichting Derden Gelden De Voort Advocaten.

Juridische redenen

De Voort deelt uw persoonsgegevens als zij van mening is dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Beveiliging persoonsgegevens

De Voort heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Dit zijn enerzijds preventieve maatregelen: maatregelen die voorkomen dat een dreiging leidt tot verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking. Anderzijds heeft De Voort detectieve en repressieve maatregelen genomen: maatregelen die, wanneer verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking onverhoopt toch plaatsvindt, het incident zo snel mogelijk detecteren en de gevolgen daarvan zoveel mogelijk beperken. Ook heeft De Voort herstelmaatregelen en correctieve maatregelen genomen voor het geval onverhoopt verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking plaatsvindt.

Privacyrechten

Op grond van de privacywetgeving heeft u verschillende individuele rechten waarop u een beroep kunt doen. Het betreft het recht op inzage/kopie, het recht op rectificatie, het recht om persoonsgegevens te laten wissen (het ‘recht om vergeten te worden’), het recht op beperking van de op u betreffende verwerking, het recht om bezwaar te maken en het recht van overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat De Voort niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een beroep op één van voornoemde rechten. Binnen een maand nadat De Voort een verzoek van u heeft ontvangen waarbij een beroep wordt gedaan op één van voornoemde rechten, zal De Voort u informeren. Daarbij zal De Voort bijvoorbeeld aangeven of aan het verzoek gevolg gegeven is of dat de beoordelings- en reactietermijn van een maand verlengd moet worden. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos. U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via de in deze verklaring genoemde contactgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht u ondanks de zorgvuldige aanpak van De Voort op het gebied van de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een klacht hierover hebben, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld op 24 mei 2018 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring zal op deze website worden gepubliceerd. Dat sprake is van een wijziging zal duidelijk kenbaar worden gemaakt.