Privacyverklaring ten behoeve van cliënten

De Voort Advocaten | Mediators (“De Voort”) verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) cliënten en andere personen waarmee De Voort contact onderhoudt in het kader van of het verlengde van haar dienstverlening (“u”). De Voort verwerkt die persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). In deze verklaring geeft De Voort aan u informatie over hoe De Voort uw persoonsgegevens verwerkt en welke mogelijkheden u in dat kader heeft.

Voor sollicitanten heeft De Voort een eigen privacyverklaring (zie op de website de Privacyverklaring voor sollicitanten). Dat geldt eveneens voor websitebezoekers (zie op de website de Disclaimer voor websitebezoekers).

Verwerkingsverantwoordelijke contactgegevens

Deze privacyverklaring ziet op verwerkingen die worden
verricht door De Voort. De contactgegevens van De Voort zijn:

De Voort Advocaten | Mediators
Bezoekadres: Professor Cobbenhagenlaan 75, 5037 DB  Tilburg
Postadres: Postbus 414, 5000 AK  Tilburg
KvK-nummer 50810952  

Telefoonnummer: 013 – 4668888
E-mailadres: privacy@devoort.nl
Website: www.devoort.nl

Doeleinden verwerking
Uw persoonsgegevens kunnen door u aan De Voort, of aan een aan De Voort verbonden persoon, worden verstrekt per post, e-mail, via de telefoon, via (telefoon-)gesprekken of door afgifte of ter hand stelling van stukken of bescheiden. Het kan ook zijn dat wij uw gegevens verkrijgen via de wederpartij, andere derden, of via openbare bronnen als registers of websites. Hierbij worden bijvoorbeeld NAW-gegevens, financiële gegevens of contactgegevens verstrekt of verzameld. De Voort zal deze en andere persoonsgegevens kunnen verwerken voor de volgende doeleinden:

  • het leggen en onderhouden van contact;
  • het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
  • het verlenen van juridische diensten, de voorbereiding, uitvoering en afronding van een opdracht en het voorbereiden en voeren van (gerechtelijke) procedures;
  • advisering, bemiddeling en verwijzing; 
  • het voeren van een juiste administratie en intern beheer, inclusief financiële administratie zoals facturering en het innen van declaraties
  • het voldoen aan en nakomen van wettelijke verplichtingen en beroepsregels, zoals het vaststellen van de identiteit van cliënt, het verstrekken van de juiste (proces-)informatie en bewaartermijnen;
  • het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
  • het uitvoeren van toegangscontrole bij uw bezoek aan ons kantoor;
  • het onderhouden van ons cliëntennetwerk en relatiemanagement;
  • marketing- en communicatie-activiteiten, zoals het versturen van een nieuwsbrief, het uitnodigen voor en deelnemen aan kennissessies of bijeenkomsten, het verspreiden van publicaties.
  • De Voort verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. De Voort zal
    vóór verwerking van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden, contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking.

Rechtsgrond(en) voor de verwerking
De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:

Toestemming
De door u verleende vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming om te mogen verwerken voor één of meer specifieke doeleinden (bijvoorbeeld om uw persoonsgegevens te mogen gebruiken om u uit te nodigen voor een van onze inhoudelijke kennissessies). Als De Voort persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht  deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Precontractuele maatregelen
Het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (bijvoorbeeld het uitvoeren van een kosten-batenanalyse van een procedure op basis van uw financiële gegevens ).

Uitvoering van een overeenkomst
De verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor de de uitvoering van de overeenkomst (van opdracht) tussen u en De Voort (bijvoorbeeld het noteren van uw contactgegevens om u een opdrachtbevestiging te kunnen sturen).

Wettelijke plicht
De verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke plichten die op De Voort rusten als verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld het vaststellen en registreren van uw identiteit).

Belangenafweging
De verwerking die noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van De Voort of van een derde (bijvoorbeeld het bewaren van communicatie in een dossier ter verantwoording van de verleende diensten en ter behandeling van uw eventuele klachten bij de Orde van Advocaten). Als De Voort persoonsgegevens (mede) verwerkt op basis van een belangenafweging, dan zal De Voort de gerechtvaardigde belangen vermelden en u hierover informeren.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens
De Voort zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door De Voort verwerkt moeten worden op grond van:

  • een wettelijke of contractuele verplichting en/of;
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken.

Wanneer u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, dan zal De Voort met u geen overeenkomst kunnen sluiten, haar overeenkomst met u moeten beëindigen en/of haar overeenkomst met u niet (volledig of correct) kunnen uitvoeren. In iedere fase van de uitvoering van de overeenkomst tussen De Voort en u kan om aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd. Daarbij zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze persoonsgegevens niet worden verstrekt.

Bewaartermijnen
De Voort zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor De Voort deze heeft verzameld en vastgelegd. Daarbij zal De Voort altijd moeten voldoen aan voor haar dwingende wettelijke bewaarplichten of bewaartermijnen, zoals op grond van de wet en beroeps- of gedragsregels. Indien van deze gevallen sprake is, dan houdt De Voort de bijbehorende termijnen aan. Wanneer er meerdere gronden of redenen zijn waarom De Voort specifieke persoonsgegevens van u bewaart, dan zal altijd de langste bewaartermijn worden aangehouden.

Als u algemene informatieverzoeken doet en/of vragen stelt, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang er contact is over één en hetzelfde onderwerp. Nadat er gedurende een jaar geen contact meer heeft plaatsgevonden en er geen andere relevantie is om uw gegevens te bewaren dan zullen uw persoonsgegevens binnen de daaropvolgende vier weken worden verwijderd.

Als u heeft aangegeven dat De Voort u op de hoogte mag stellen van (juridische) ontwikkelingen, nieuwe diensten en door haar (mede) georganiseerde cursussen en bijeenkomsten, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden tot uw afmelding, waarna uw gegevens binnen vier weken verwijderd zullen worden.

In het geval De Voort met u een overeenkomst heeft gesloten uit hoofde waarvan De Voort bijvoorbeeld juridische diensten verleent, adviseert of bemiddelt, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van het dossier gedurende de behandeling van uw dossier en tot twintig jaar daarna. Uw persoonsgegevens die uitsluitend onderdeel uitmaken van de debiteurenadministratie bewaren wij gedurende zeven jaar.

In het geval van klachten of geschillen over het contact of de uitvoering van onze werkzaamheden voor u worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer vast staat dat een klacht of geschil is opgelost of geëindigd dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij een van de voornoemde bewaartermijnen gelden. Dan worden de persoonsgegevens pas verwijderd wanneer ook deze termijnen verstreken zijn.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking
Uw persoonsgegevens zullen mogelijk aan andere ontvangers worden verstrekt, mits daarvoor een gegronde reden is welke past bij het doel waarvoor u de persoonsgegevens heeft verstrekt en voor deze verstrekking een grondslag aanwezig is.

Uitvoering van de opdracht
Zo kan De Voort uw persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer dit noodzakelijk of wenselijk is om haar contractuele verplichtingen jegens u op een juiste wijze na te komen. Zo kan De Voort in het kader van het opstarten en voeren van procedures uw persoonsgegevens verstrekken aan deurwaarders, gerechten en arbitrage-instituten. Daarnaast geeft De Voort uw persoonsgegevens door aan de postbezorger/koerier om indien nodig documenten bij u of ten behoeve van u te (laten) bezorgen. Ook andere (juridische) dienstverleners zoals vertaalbureaus, mediators of tolken verkrijgen mogelijk uw persoonsgegevens. Soms is het voor uw opdracht noodzakelijk de gegevens aan een notaris te verstrekken of door te geven aan instanties als het Kadaster of de Kamer van Koophandel. Bij klachten kunnen persoonsgegevens verstrekt worden aan de Orde van Advocaten.

Wettelijke plichten of vereisten
De Voort deelt uw persoonsgegevens als zij van mening is dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties. Zo kunnen persoonsgegevens worden opgevraagd door een toezichthouder, opsporingsdienst of inspectie en kan De Voort in sommige gevallen verplicht zijn om aan dat verzoek te voldoen. Ook dient De Voort in uitzonderingsgevallen op basis van een
wettelijke plicht persoonsgegeven proactief te melden bij toezichthouders of instanties.

Overige noodzakelijke doeleinden
De Voort kan persoonsgegevens aan derden verstrekken zodat zij deze gegevens voor De Voort kunnen verwerken, op basis van instructies van De Voort en in overeenstemming met het privacybeleid en in overeenstemming met andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen voorgeschreven door De Voort. Onder deze derden verstaat De Voort onder meer haar ICT-dienstverleners, een opslag- en vernietigingsbedrijf en de Stichting Derden Gelden De Voort Advocaten.

Uw toestemming
Met uw toestemming kan De Voort al dan niet op uw verzoek uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Dit geldt slechts voor gevallen waarbij duidelijk is dat uw toestemming ziet op specifieke persoonsgegevens en derden. Bijvoorbeeld situaties waarin verzocht wordt uw persoonsgegevens aan de Raad voor Rechtsbijstand, het Juridisch Loket, een vakbond, bewindvoerder, rechtsbijstandsverzekeraar, uw werkgever, een wederpartij, adviseur, overheidsorgaan of uitvoeringsinstantie te verstrekken.

Wanneer een partij kwalificeert als verwerker in de zin van de AVG, zal De Voort met die partij een verwerkersovereenkomst aangaan. Derden aan wie De Voort uw gegevens verstrekt zijn op basis van de AVG zelf verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van deze gegevens.

De Voort tracht doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties te beperken tot een absoluut minimum. Wanneer hiervan sprake is door een van de externe partijen waarmee De Voort samenwerkt, zal de schriftelijke overeenkomst die De Voort met hen sluit passende waarborgen verlangen, zoals dat EU-modelcontracten moeten worden gehanteerd.

Beveiliging persoonsgegevens
De Voort heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking zoals misbruik, ongewenste openbaarmaking en onbevoegde toegang tegen te gaan. Dit zijn enerzijds preventieve maatregelen: maatregelen die voorkomen dat een dreiging of inbreuk leidt tot verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking. Anderzijds heeft De Voort detectieve en repressieve maatregelen genomen: maatregelen die, wanneer verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking onverhoopt toch plaatsvindt, het incident zo snel mogelijk detecteren en de gevolgen daarvan zoveel mogelijk beperken. Ook heeft De Voort herstelmaatregelen en correctieve maatregelen genomen voor het geval onverhoopt verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking plaatsvindt.

Privacyrechten
Op grond van de privacywetgeving heeft u verschillende individuele rechten waarop u een beroep kunt doen. Het betreft het recht op inzage/kopie, het recht op rectificatie, het recht om persoonsgegevens te laten wissen (het ‘recht om vergeten te worden’), het recht op beperking van de op u betreffende verwerking, het recht om bezwaar te maken en het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat De Voort niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een beroep op één van voornoemde rechten. Binnen een maand nadat De Voort een verzoek van u heeft ontvangen waarbij een beroep wordt gedaan op één van voornoemde rechten, zal De Voort u informeren. Daarbij zal De Voort bijvoorbeeld aangeven of aan het verzoek gevolg gegeven is of dat de beoordelings- en reactietermijn van een maand verlengd moet worden. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos. U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via de in deze verklaring genoemde contactgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
Mocht u ondanks de zorgvuldige aanpak van De Voort op het gebied van de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een klacht hierover hebben, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is opgesteld op 27 juni 2019 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring zal op deze website worden gepubliceerd. Dat sprake is van een wijziging zal duidelijk kenbaar worden gemaakt.