Privacyverklaring sollicitanten

De Voort Advocaten|Mediators (“De Voort”) verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten en andere personen die reageren op vacatures of interesse tonen om werkzaamheden te verrichten voor De Voort, (“u”). De Voort verwerkt die persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). In deze verklaring geeft De Voort aan u informatie over hoe De Voort uw persoonsgegevens verwerkt en welke mogelijkheden u in dat kader heeft.

Verwerkingsverantwoordelijke contactgegevens

Deze privacyverklaring ziet op verwerkingen die worden verricht door De Voort. De contactgegevens van De Voort zijn:

De Voort Advocaten | Mediators
Bezoekadres: Professor Cobbenhagenlaan 75, 5037 DB Tilburg
Postadres: Postbus 414, 5000 AK Tilburg
KvK-nummer 50810952

Telefoonnummer: 013 – 4668888
E-mailadres: privacy@devoort.nl
Website: www.devoort.nl


Doeleinden verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen door u aan De Voort, of aan een aan De Voort verbonden persoon, worden verstrekt via het contactformulier op de website, per post of via een e-mail. Hierbij worden bijvoorbeeld NAW-gegevens, opleidingsgegevens of contactgegevens verstrekt. De Voort zal deze en andere verstrekte persoonsgegevens kunnen verwerken voor de volgende doeleinden:

  • Het leggen en onderhouden van contact;
  • Het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
  • Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten;
  • Het doorlopen van een sollicitatieprocedure;
  • Het voeren van een juiste administratie en intern beheer;
  • Het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
  • Het doorlopen van de precontractuele fase met u en het kunnen aangaan van een (arbeids )overeenkomst met u.


De Voort verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. De Voort zal vóór verwerking van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden, contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking.

Rechtsgrond(en) voor de verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal een rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:

Toestemming
De door u verleende vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming om te mogen verwerken (bijvoorbeeld om uw persoonsgegevens te mogen opslaan in het kader van de sollicitatieprocedure of in de portefeuille te mogen houden voor mogelijke vacatures in de toekomst).
Als De Voort persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Precontractuele maatregelen
Het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst met als doel het kunnen sluiten van deze overeenkomst (bijvoorbeeld het opstellen van de arbeidsovereenkomst).

Belangenafweging
Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van De Voort of van een derde (bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat De Voort de sollicitatieprocedure op een eerlijke en oprechte manier, zonder discriminatie, heeft vormgegeven).

Als De Voort persoonsgegevens (mede) verwerkt op basis van een belangenafweging, dan zal De Voort de gerechtvaardigde belangen vermelden en u hierover informeren.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

De Voort zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door De Voort verwerkt moeten worden op grond van:

  • een wettelijke of contractuele verplichting en/of; 
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten. 

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken.

De Voort maakt reeds in de vacaturetekst duidelijk welke persoonsgegevens minimaal benodigd zijn om u toe te laten tot de sollicitatieprocedure. Wanneer u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, dan zal u niet tot de procedure worden toegelaten. In iedere fase van de sollicitatieprocedure kan om aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd. Daarbij zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze persoonsgegevens niet worden verstrekt. Wanneer De Voort uiteindelijk besluit met u een arbeidsovereenkomst aan te willen gaan, zal eveneens sprake zijn van het aanleveren van enkele verplichte persoonsgegevens om de overeenkomst aan te kunnen gaan.

Bewaartermijnen

Als u algemene informatieverzoeken doet en/of vragen stelt, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang er onafgebroken contact is over één en hetzelfde onderwerp. Nadat er gedurende vier weken geen contact meer heeft plaatsgevonden dan zullen uw persoonsgegevens binnen de daaropvolgende vier weken worden verwijderd.

Als u solliciteert of concreet interesse toont in een vacature of het verrichten van werkzaamheden voor De Voort, dan bewaart De Voort uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang de sollicitatieprocedure loopt en/of er over en weer interesse wordt getoond in het mogelijk aangaan van een arbeidsovereenkomst. Uw persoonsgegevens zullen worden verwijderd binnen de vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure of wanneer er gedurende vier weken geen contact meer heeft plaatsgevonden, uiterlijk binnen de vier weken daarna. Het voorgaande lijdt uitzondering wanneer u toestemming geeft om uw persoonsgegevens langer op te slaan. In dat geval worden uw persoonsgegevens tot maximaal één jaar na toestemming bewaard.

In het geval van klachten of geschillen over het contact of de sollicitatieprocedure worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer het duidelijk is dat een klacht of geschil is opgelost dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Uw persoonsgegevens zullen niet aan andere ontvangers worden verstrekt, behoudens in sommige gevallen aan een externe HR-organisatie die ondersteunende werkzaamheden verricht in het sollicitatieproces. Er is géén sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties. Tot slot vindt er geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering plaats.

Beveiliging persoonsgegevens

De Voort heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegeven of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo worden de (persoons)gegevens die u invult op het contactformulier op de website van De Voort tijdens de verzending versleuteld en vindt de verzending van persoonsgegevens via een beveiligde verbinding plaats.

Privacyrechten

Op grond van de privacywetgeving heeft u verschillende individuele rechten waarop u een beroep kunt doen. Het betreft het recht op inzage/kopie, het recht op rectificatie, het recht om persoonsgegevens te laten wissen (het ‘recht om vergeten te worden’), het recht op beperking van de op u betreffende verwerking, het recht om bezwaar te maken en het recht van overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat De Voort niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een beroep op één van voornoemde rechten. Binnen een maand nadat De Voort een verzoek van u heeft ontvangen waarbij een beroep wordt gedaan op één van voornoemde rechten, zal De Voort u informeren. Daarbij zal De Voort bijvoorbeeld aangeven of aan het verzoek gevolg gegeven is of dat de beoordelings- en reactietermijn van een maand verlengd moet worden. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos. U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via de in deze verklaring genoemde contactgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht u ondanks de zorgvuldige aanpak van De Voort op het gebied van de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een klacht hierover hebben, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld op 24 mei 2018 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring zal op deze website worden gepubliceerd. Dat sprake is van een wijziging zal duidelijk kenbaar worden gemaakt.